KAIZEN: Pienet Askeleet, Suuret Tulokset

Pentti Enlund avaa jatkuvan parantamisen salaisuuksia blogisarjassamme: KaiZen. Ensimmisessä sarjan blogissa keskitään avaamaan itse Kaizen-filosofia. Seuraavissa käsittelemme mm,: Mihin KAIZEN keskittyy ja miten toiminta organisoidaan, sekä KAIZEN käytännössä.

Miten alennetaan kustannuksia, löydetään potentiaalia CO2 eliminoimiseksi ja säästetään läpimenoaikaa liiketoiminnan kiihkeässä sykkeessä? Usein näkyvä potentiaali tuottavuudesta saadaan hoidettua, vaikka automaation kautta, mutta sitten törmätään näkymättömään muuriin, missä tuottavuus ei parane ja piilokustannuksia tulee tuotteiden elinkaaren mukana.

Näkymättömissä oleva potentiaalin hyödyntäminen vaatii omat menettelynsä, jota kutsutaan jatkuvan parantamisen kontekstissa Kaizeniksi.  Kaiken keskellä saattavat unohtua ihmisten voima ja kasvu. Kaizen ei kuitenkaan ole pelkästään tuotantolinjojen tehostamista, vaan se on paljon muutakin.

MexLinkin konepajojen rautakourien kanssa koestetulla konseptilla olemme saavuttaneet pysyviä tuloksia, joissa tyypillisesti panostettu aika on tuonut 3-5 kertaisen tuoton jo ensimmäisen vuoden aikana. Vihreä siirtymä on tullut luontevana osana mukaan tuhlauksen karsinnan myötä, jolloin olemme päässeet prosessien ja tuotteiden sisään kätkeytyneen hiilidioksidin ja energian eliminointiin.

Sana KAIZEN koostuu kahdesta yhteen liitetystä sanasta KAI ja ZEN.

KAI tarkoittaa systemaattista prosessia parantaa olemassa olevaa tilannetta paremmaksi: purkamalla käsiteltävä ongelma osiin, muokkaamalla ja muuttamalla tilannetta periaatteella, että emme etsi täydellisyyttä.

ZEN tarkoittaa palavaa halua kehittyä ihmisenä kohti erinomaisuutta; rohkaisemalla jokaista työntekijää itsenäiseen ajatteluun, oppimalla yhä paremmaksi ongelmanratkaisijaksi, kehittämällä työssä vaadittuja tietoja ja taitoja, sekä parantamalla työskentely ilmapiiriä ja -moraalia hyvin strukturoidun ja johdetun ryhmätyöskentelyn kautta.  Kuva 1.

Kuva 1. KaiZen filosofia

Kuinka sitten rakentaa sellainen järjestelmä, mikä mahdollistaa joka päivä yrityksen henkilöstön jokaisen aivosolun käyttöönoton, eli kuinka saada liikkeelle ja yhteen koottua, kaikkien yrityksen työntekijöiden aivoresurssit ja samaan aikaan mahdollistaa ihmisten kehittyminen kohti erinomaisuutta ?

Ratkaisuna on ajattelu- ja toimintatavan muutos, missä kustannus, laatu ja automaatiokeskeisen ajattelutavan rinnalle, tuodaan ihmiskeskeinen ajattelutapa KAIZEN, mikä johtaa työn ilon ja lopulta ihmisyyden arvostuksen kasvuun, ilman pakottamista ja ihmisten kykyjen aliarviointia, sekä lopulta organisaation muuttumisen pomovaltaisesta, johtajavaltaisen kautta valmentajavaltaiseen organisaatioon.

Ajattelutavan muutos sisältää esimerkiksi avoimien suhteiden kehittämisen sekä toimittajakuntaan että omiin työntekijöihin periaatteella, ongelmat ovat yhteisiä ja ratkaistavissa loppukäyttäjää hyödyttävällä tavalla, olemme kaikki samassa veneessä. Tärkeä tekijä tässä on myös perheyrityksen kaltaisen toimintatavan  kehittäminen yrityksen johdon ja työntekijöiden välille toimimalla yhdessä, yhteisten päämäärien saavuttamiseksi. Myös kaikkien avoin suhtautuminen uusiin ideoihin ja muutokseen saadaan aikaan ymmärtämällä, että muutos ei ole ainoastaan hyväksi vaan välttämätöntä. Parhaiten tämä saadaan aikaan luomalla sellainen järjestelmä, missä nämä uudet ideat tulevat suoraan työntekijöiltä, prosessinsa parhailta asiantuntijoilta, analysoimalla niitä ja hyväksymällä ne.

Henkilöstön osaamisen kehittyminen KAIZEN-tekniikoissa ja niiden soveltamisessa käytäntöön, edellyttää jatkuvaa koulutusta suoraan työmaalla KAIZEN-fasilitaattorin, eli asian osaavan henkilön kautta, sekä osallistumalla lattiatasolla KAIZEN-projekteihin. KAIZEN tarjoaa kehityspolun yritykselle kehittyä kansainvälisessä kilpailussa menestyväksi yritykseksi.

”Kun yrityksen ulkopuolinen muutosnopeus ylittää sisäisen muutosnopeuden, yrityksen päivät ovat luetut!”

Pienet parantamiset ja innovaatiot

On kaksi tapaa edetä, pienin askelin tapahtuva eteneminen KAIZEN ja isoin tuottavuusharppauksin tapahtuva eteneminen, mistä käytetään ilmaisua INNOVAATIOT.

On hämmästyttävää todeta kuinka Innovaatiot saavat yleensä helpommin hyväksynnän yrityksen johdoilta, kuin pienet parannukset. Niitä on helpompi johtaa. Tuottavuus taas on virta pieniä likaisia yksityiskohtia ja niihin on vaikea tarttua. Ovatko edes ”vähäpätöisyydessään” kiinnostavia. Molemmat ovat kuitenkin yhtä tärkeitä ja eroavaisuudessaankin kättelevät toisiaan (kuva 2).

Kuva 2. Jatkuvan parantamisen ja Innovaatiotoiminnan tyyppiominaisuudet

Yksi hyvä KAIZEN-etu on, että se ei vaadi hienostuneita tekniikoita ja teknologisia läpimurtoja.  Toteutuksessa tarvitaan yleensä yksinkertaisia konventionaalisia tekniikoita, kuten esim Seitsemän laatutyökalua (Pareto-kuvaaja, Syy-Seurauskaavio, Histogrammi, Kontrollikortti, Hajontakaavio, Erilaiset grafiikat, Tarkistuslistat). Usein maalaisjärki riittää toimimiseen KAIZEN-projektissa.

Iso ero KAIZENIN ja INNOVAATION välillä on siis, että KAIZEN ei yleensä vaadi suuria investointeja toteuttamiseen, mutta sen sijaan vaatii suuren määrän jatkuvaa pientä parantamista ja sitoutumista. Näitä kahta vastakkaista konseptia voidaan kuvata rappusrakennelmalla.

Innovaatioiden oletetaan (kuva 3) tuovan tuottavuushyppyjä jokaisella askeleella toteutusjärjestyksessä ja niin ne tuovatkin…aluksi. Mutta rämettymisen siemen on jo kylvetty.

Kuva 3. Oletus                                                    Kuva 4. Todellisuus

Kuva 4 näyttää todellisen tilanteen, jos ainoastaan innovaatioita toteutetaan tuottavuuden parantamiseksi, innovaatiot menettävät tehonsa vähitellen. Tuotteen elinkaaren aikana mikä tahansa uusi konsepti kohtaa tasaisena virtana muutoksia, jotka syövät sen tuottavuutta. Tuottavuuden paikallaanpitokin vaatii jatkuvaa ylläpitoa.

Itseasiassa ylläpitäminenkään ei riitä, parantamisen aikaansaamiseksi. Koska staattista tilaa ei ole olemassa, kaikkien järjestelmien kohtalona on rämettyä niiden toteutuksen jälkeen. Tämän vuoksi on oltava jatkuvaa, parantamiseen tähtäävää ylläpitotoimintaa, edes tilanteen säilyttämiseksi vakiona.

 Kun innovaatio on saatu aikaiseksi, on välttämätöntä aloittaa sarja KAIZEN-aktiviteetteja tilanteen ylläpitämiseksi ja parantamiseksi (Kuva 5).

Kuva 5. KaiZen - Innovaatio vuorottelu

KAIZEN on liima kahden innovaation välissä, auttaen innovaatioita pysymään elinkykyisenä ja parantamaan niiden suorituskykyä.

Kaizen-strategit uskovat, että standardit ovat luonteeltaan muuttuvia. Standardi johtaa toiseen uuteen parempaan standardiin, kun jatkuvaa parantamista tehdään.

MexLink Oy tarjoaa koulutusta sekä KAIZEN tekniikoihin, että fasilitaattorin koulutukseen ja KAIZEN-ryhmien vetämiseen vuosien kokemuksella vaativissa kehitysprojekteissa suoraan Japanista saaduin opein sovellettuna piensarjatuotantoon konepajojen rautakourien kanssa.

15.4.2024 Pentti Enlund, MexLink Oy